De noodzaak van de afstemming tussen het bedrijf en ICT

We horen het vaker: “hoe moeilijk kan het zijn, wie heeft dat bedacht, dat is toch logisch... etc”. Vrij regelmatig lijken bedrijven en ICT’ers een andere taal te spreken. Dit zorgt voor onbegrip, wat weer leidt tot wrijving, een vervelende werksfeer en stagnerende projecten.

Als consultant bij Xifeo probeer ik tussen beide partijen te staan en als een tolk te fungeren. Ik probeer het voor beide partijen zo duidelijk mogelijk te maken en daarmee onbegrip weg te nemen. Hierdoor verlopen projecten soepele en worden teleurstellingen verderop in het project voorkomen.

Voorbeelden uit de praktijk

Een voorbeeld uit de praktijk: er moet een nieuwe applicatie komen voor de marketingafdeling.

Het bedrijf zegt: “Dit is toch een kwestie van installeren. Paar keer op ‘volgende’ klikken en klaar. Zo doe ik het thuis ook altijd...we hebben de software al gekocht, lukt het om de applicatie morgen te installeren?”

Waarop de ICT reageert met de volgende vragen: “Wat doet de applicatie? Is dit compatibel met onze standaard software en beveiligingsbeleid? Hoe zit het met de ondersteuning vanuit de fabrikant? Kunnen we dit gestandaardiseerd uitrollen? Etc.”

Vanuit beide kanten een logische benadering, maar wat bij elkaar voor irritatie en verwarring kan zorgen. Ieder bekijkt de vraagstelling door eigen bril en houdt daarbij geen rekening met elkaars visie en kennis.

Begrip en communicatie

Dit gebeurt niet alleen binnen de ICT, maar zal iedereen die samenwerkt met andere afdelingen en sectoren herkennen. Het belangrijkste in dat soort situaties is dat er duidelijkheid ontstaat aan beide kanten. Begrip voor elkaars werk en kennis. Hiermee voorkom je discussies, bepaalde zaken die niet worden gedaan, onnodig werk en blijven zaken niet onbesproken. Praat met elkaar over de wensen en mogelijkheden. Verdiep je, in hoeverre dat mogelijk is, in elkaars werk en datgeen wat de collega vraagt.

Ga met elkaar in gesprek, zodat je sneller kunt schakelen. Uiteraard hoef je het niet altijd met elkaar eens te zijn, maar hierdoor krijg je wel meer feeling en inzicht in elkaars denkwereld. Zit je eenmaal in die flow? Dan wordt het leuk! Dankzij het samenwerken is er begrip, worden er creatieve alternatieven gevonden en zijn beide partijen tevreden. Leg afspraken vast op papier en teken dit beide. Zodat verrassingen achteraf worden voorkomen. Je weet wat de klant vraagt en hij weet wat jij levert.

Om bovenstaande voor elkaar te krijgen moet er soms iemand van buitenaf bijkomen. Een consultant kan hier een grote rol bij spelen. Hierbij is het belangrijk dat deze consultant kundig is met beide aspecten. Loopt jouw bedrijf tegen bepaalde ICT-problemen aan? Onze consultants en ICT’ers helpen graag verder. Wil je weten hoe? Neem dan contact met ons op.