Dagelijks ontvangen we diverse mails, bestanden en berichten. Die constante stroom aan informatie kan ervoor zorgen dat het onoverzichtelijk en onduidelijk wordt. Er worden diverse kanalen gebruikt om mee te communiceren en om informatie met elkaar te delen. Dit maakt het gemakkelijker om samen te werken, maar kan ook veel ruis veroorzaken. Uit onderzoek blijkt dat het soms wel 23 minuten kan duren om weer te beginnen met een taak wanneer u bent onderbroken. Om effectiever te werken is het belangrijk om de informatiestroom goed te organiseren.
Tijd voor mails en berichten
Iedere pop-up van een binnenkomende mail of bericht leidt af. Probeer hier per dag tijd voor in te plannen. Controleer bijvoorbeeld een keer ’s ochtends en een keer ’s middags uw mail en beantwoord de binnengekomen mails ook op dat moment. De rest van de dag besteedt u aan andere taken die u ongestoord kunt uitvoeren. Zo wordt u niet afgeleid en kunt u met volle aandacht uw werk uitvoeren.
Categoriseren
Met de communicatiemiddelen van tegenwoordig kunnen we sneller en makkelijker met elkaar schakelen en communiceren. Maar dat zorgt er soms ook voor dat ieder mailtje of berichtje als een “spoedje” aanvoelt. Wanneer u veel berichten ontvangt is het verstandig om deze te categoriseren. Daarbij helpt het om uzelf de volgende vragen te stellen:
Stel prioriteiten en bekijk wat echt spoed heeft en wat eventueel kan wachten. Tegenwoordig beschikken veel mailprogramma’s over mogelijkheden om berichten te labelen. Zo kunt u de e-mails gemakkelijk en snel categoriseren, wat weer voor overzicht zorgt!
Communicatie
De manier hoe er onderling wordt gecommuniceerd heeft ook invloed op hoe er wordt gewerkt. Wees daarom duidelijk in mails naar collega’s: wat wordt er van iemand verwacht? Geef duidelijk aan waarom je jouw collega’s in een mailconversatie, groepschat of een team toevoegt. Als je duidelijk communiceert weet iedereen wat er van hen wordt verwacht.
Structuur
Er zijn diverse ICT-oplossingen die de communicatie nog makkelijker kunnen maken. Vaak draaien deze oplossingen op losse eilandjes naast elkaar. Des te meer eilandjes er zijn, des te meer chaos er ontstaat. Hierdoor werken de ICT-oplossingen niet meer goed samen en wordt het steeds complexer. Xifeo brengt graag orde in de chaos en zorgt voor structuur in de ICT-oplossingen. Dit doen wij middels een goede architectuur.
Wilt u hier meer informatie over? De experts van Xifeo adviseren u graag. Neem contact met ons op via het contactformulier of bel naar 075 757 2684.
